إدارة المحاسبة تدور حول الإدارة الفردية من حيث مبادئ المحاسبة والسيطرة عليها من خلال شكل من أشكال التخطيط والتنظيم والرقابة.

أقسام الإدارة المالية

قسم الأمانة العامة: يتولى هذا القسم مسؤولية ما يلي:

a) المخزون: استلام جميع أوامر الدفع المقدمة إلى القسم المالي وتسليمها إلى المختصين، ومتابعة إنهاء إجراءاتها حتى يتم إحالتها إلى الصندوق أو كاتب أمر الدفع.

b) المراسلات الواردة والصادرة، النسخ، والأرشفة: استلام المعاملات الواردة إلى القسم المالي، وتسجيلها، وإنهاء إدخالاتها، وتصدير المعاملات الصادرة من القسم المالي إلى الكيانات الجامعية المختلفة، بالإضافة إلى القيام بالنسخ والتكرار وتنظيم الملفات وأرشفتها.

c) الأرشيف المالي: الاحتفاظ بأوامر الدفع والتسويات مع مرفقاتها في ملفات خاصة وفقًا لترتيب دخولها واسترجاعها عند الحاجة.

قسم التدقيق

يتولى هذا القسم تدقيق جميع المستندات المالية والمعاملات المقدمة إلى القسم المالي للصرف، مثل استحقاقات موظفي الجامعة والطلاب (مثل الرواتب، الإضافي، البدلات، المكافآت الشهرية، إلخ)، بالإضافة إلى المعاملات المالية المتعلقة بالوحدات الجامعية (مثل تأمين المشتريات أو إصدار سلف دائمة أو مؤقتة، أو تسوية سلف هذه الوحدات، إلخ). كما يقوم القسم بتدقيق جميع أوامر الدفع المتعلقة باستحقاقات المقاولين للعقود (التوريد، الإيجار، التغذية، التشغيل، الصيانة، التنظيف، النقل، إلخ).

قسم الارتباط

يقوم هذا القسم بتسجيل الاعتمادات الميزانية المعتمدة بعد توزيعها كاعتمادات ويدخل التعديلات المالية اللازمة على تخصيصات البنود وينقل بينها استنادًا إلى قرارات التحويل والتعديل الصادرة خلال السنة المالية الحالية. ثم يتخذ الإجراءات اللازمة للارتباط المالي مع جميع المعاملات وأوامر الدفع المقدمة إلى القسم المالي للارتباط بمختلف البنود المعتمدة في الميزانية. كما يطابق سجلات الارتباط مع ما يقابلها من حسابات لكل بند من بنود الميزانية المعتمدة. بالإضافة إلى ذلك، يقوم قسم الارتباط بإعداد تقرير شهري عن الوضع المالي للإنفاق من البنود وتوفير البيانات اللازمة لإعداد الحساب الختامي في نهاية السنة المالية.

قسم الخزينة العامة

يتولى هذا القسم مسؤولية استلام تمويلات الصندوق وإيداعها في الحساب، وكذلك صرف رواتب موظفي الإدارة العامة ودفع استحقاقات الأفراد التي تقل عن 20,000 ريال.

كما يقوم بإيداع الاستحقاقات التي لم يجمعها أصحابها ضمن الإطار الزمني القانوني في حساب الأمانة. يسجل القسم الحركة النقدية الواردة والصادرة في سجل حركة الصندوق.

قسم إعداد أوامر الدفع والشيكات: يتولى هذا القسم مسؤولية ما يلي:

a- إعداد أوامر الدفع لجميع الاستحقاقات التي تبلغ 20,000 ريال أو أكثر عبر بنود الميزانية الأربعة.
b- التأكد من دقة البيانات والمعلومات المسجلة على أوامر الدفع.
c- متابعة طباعة أوامر الدفع ومراجعتها بعد الطباعة.
d- متابعة اعتماد أوامر الدفع من مدير القسم المالي، المدقق المالي، ورئيس الجامعة.
e- التنسيق مع ممثلي القسم المالي لتسليم أوامر الدفع إلى وزارة المالية واستلام شيكات الوزارة لتسليمها لأصحابها.
f- إعداد الشيكات النقدية من الأموال المتاحة في حسابات الجامعة.
g- تسليم الشيكات لأصحابها الشرعيين، أو لصرافي الأموال، أو لممثلي الشركات.
h- استرجاع قسائم الدفع من الصرافين في مختلف القطاعات والتأكد من وجود توقيعات من أصحاب الحق والإيصالات للإيداعات المبالغ التي لم يجمعها أصحابها.

قسم المحاسبة

يتولى هذا القسم إعداد الإدخالات المحاسبية والمطابقات في مختلف السجلات والحسابات وإجراء المطابقات، بما في ذلك:

a) اليومية العامة: مسؤول عن ما يلي:

 تسجيل أوامر الدفع التي تم إعداد شيكات لها أو أوامر دفع وفقًا لأولويات إنهاءها.
 تسجيل أوامر الدفع التي تم صرفها من صندوق النقد وفقًا لترتيب دخولها في الصندوق.
 تسجيل التعديلات المحاسبية بعد اعتمادها من المدقق المالي.
 ترقيم أوامر الدفع والتعديلات برقم تسلسلي وفقًا لأولوية دخولها.
 تراكم المبالغ المدينة والدائنة في جميع مجالات اليومية والتأكد من توازنها في كل صفحة، ويتم ذلك يوميًا.
 مطابقة يومية مع حساب النقد والحسابات المختلفة والبيانات المدخلة إلى الكمبيوتر.
 إعداد الميزان التجريبي الشهري.

b) المحاسبة المحوسبة: مسؤول عن ما يلي:

 إدخال جميع المعلومات المتعلقة بأوامر الدفع والتعديلات المسجلة في اليومية العامة إلى حسابات مختلفة.
 مطابقة المجموعات والأرصدة للحسابات المختلفة مع الأرصدة والمجموعات المعكوسة في اليومية العامة.
 التنسيق والمتابعة مع مركز الكمبيوتر لضمان استمرار عمل البرامج المالية.
 متابعة طباعة التقارير المحاسبية المختلفة.
 الحفاظ على نسخة كاملة من التقارير المحاسبية بطريقة مناسبة ومنظمة، معتبرة إياها بديلاً للسجلات اليدوية.
 متابعة تطوير البرامج المالية في الكمبيوتر.
 استخراج جميع البيانات اللازمة لإعداد الحساب الختامي للجامعة.

c) حسابات البنوك، السلطة النقدية، ووزارة المالية: مسؤول عن ما يلي:

 متابعة حركة حسابات الجامعة في البنوك، السلطة، ووزارة المالية، سواء في السحوبات أو الودائع.
 ضمان مطابقة أرصدة حسابات الجامعة مع البنوك، السلطة، ووزارة المالية.
 إعداد التعديلات اللازمة لمطابقة حسابات الجامعة مع البنوك، السلطة، ووزارة المالية.
 إعداد رسائل المطابقة بعد التأكد من ذلك والحصول على شهادات أرصدة الحساب.

d) السلف – الأمانة – التأمين – نموذج 20 التعديلات العامة

مسؤول عن ما يلي:
 إعداد التعديلات المتعلقة بالسلف، الأمانة، التأمين، الإيرادات، وأي تعديلات أخرى متعلقة بفروقات العملات أو تصحيح الأخطاء المحاسبية.
 متابعة سداد السلف وإعداد التقارير اللازمة عن المتخلفين والحفاظ على ملف منظم للسلف.
 مطابقة أرصدة السلف مع السجلات والأرصدة المعروضة في الكمبيوتر.
 إعداد رسائل لإيداع المبالغ.
 إعداد أوامر الدفع للأمانة بعد التأكد من توثيقها واستحقاق أصحاب الحق لاستلامها.
 إعادة التأمينات إلى أصحابها عند انتهاء غرض احتفاظها استنادًا إلى أوامر دفع.
 إعداد التقارير الشهرية عن الإيرادات المحصلة وأوامر دفعها إلى وزارة المالية.
 إعداد أوامر الدفع للاستبعاد من الإيرادات استنادًا إلى قرار الاستبعاد.
 إعداد بيانات الإيرادات ليتم تضمينها في الحساب الختامي للجامعة.
 مطابقة حساب الإيرادات مع بيان وزارة المالية.
 إعداد نموذج 20 شهريًا والميزانية العمومية الشهرية.
 إعداد رسائل لوزارة المالية، ديوان المراقبة العامة، وإرسال نموذج 20 شهريًا بعد اعتماده من مدير القسم المالي، المدقق المالي، والمدير العام للشؤون المالية.

قسم الضمان

يتولى هذا القسم مسؤولية استلام الضمانات المحالة إلى القسم المالي، وفتح ملفات لها، وتسجيلها في سجلات خاصة، ومتابعة تجديدها عن طريق إرسال رسائل للبنوك التي أصدرتها وفقًا للنموذج المخصص لهذا الغرض، واستلام تجديداتها، وأرشفتها في الملفات الأساسية للضمانات. كما يتابع مع البنوك التي ترسل التجديدات، ويحرر الضمانات التي انتهت غرضها، ويحتفظ بالرسائل التي تثبت ذلك، بالإضافة إلى إعداد التقارير اللازمة عن الضمانات ودراسة الاستثمارات لضمان اتخاذ القرارات المناسبة بشأن الاستثمارات والمواقف المالية بناءً على الظروف المالية.